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Volle Verfolgbarkeit von Probenröhrchen


Wo ist die Probe von Egon Müller?

Ein Problem in großen Krankenhäusern, Universitätskliniken oder Laborgemeinschaften sind verloren gegangene Proben. Der Weg vom Patienten bis ins Labor kann sehr lang sein. Da kommt es immer wieder vor, dass mal eine Probe verloren geht. Natürlich löst das immer eine Diskussion aus. Wer hat die Probe abgenommen? Wann wurde sie abgenommen? Wurde sie überhaupt abgenommen? Wer hat die Probe ins Labor gebracht? Etc. Solche Diskussionen sind störend und zeitraubend. Vor allem aber bedeutet eine verlorene Probe weitere Kosten. Die Probe muss erneut genommen werden. Dadurch verlängert sich die Wartezeit für eine Diagnose, die Therapie und die Liegezeit im Krankenhaus. Zusätzlich kann es, neben rechtlichen Problemen, vor allem sehr problematisch sein, wenn es sich um eine einmalige Probe mit geringem Volumen handelt.

Bei etwa 30% aller Aufträge für die Untersuchung einer Probe im Labor treten Probleme in der Logistik auf, die zusätzliche Arbeit, jedoch noch keinen Probenverlust bedeuten. Außer-dem kommt es in ca. 40 % aller Aufträge zu Nachforderungen und Ergänzungen, die auch zusätzliche Recherchearbeit verursachen. Insgesamt kommt es bei etwa 8 bis 10% aller Fäl-le zu einem Verlust oder zu Pannen, die eine weitere Verwendung der Probe nicht zulassen.

Ein System ist nötig, das automatisch erfasst, wenn eine Probe genommen wurde, wann der Transportdienst informiert wurde, ob die Probe abgeholt wurde und wann sie im Labor angekommen ist. Die Probe muss jederzeit auffindbar sein.

Das von m·u·t entwickelte System Sample Tracker übernimmt alle diese Aufgaben. Das Ziel ist die vollständige Nachverfolgbarkeit des Probenlaufs von dem Anforderungsprofil des Patienten bis zum Resultat im Labor. Natürlich ist das nur möglich wenn die Anbindung an ein existierendes Labor-Informations-Management-System (LIMS) gewährleistet werden kann.

Sample Tracker besteht aus vier Hauptkomponenten:
· Das Proben-Eingabe-System (PE-System) ist die Eingabestation für die Röhrchen. Eine PE Einheit steht auf jeder Station. Sie dient der sofortigen Erfassung der Proben nach der Abnahme.
· Der Vorratsbehälter in dem PE System ist ein Transportkoffer, der für den Transport aus dem Gerät entnommen werden kann. Er kann nicht von Hand geöffnet werden. So ist der Einfluss durch den Menschen minimiert. Jeder Koffer ist mit einem RFID Chip ausgestattet, der die eindeutige Identifizierung gewährleistet.
· Im Eingangsbereich des Labors steht der HCTS2000 (Highspeed Closed Tube Sorter). Dies ist ein Sortierautomat, der Schüttgut von Röhrchen vereinzelt, den Barcode liest und entsprechend frei definierbarer Kriterien sortiert. Nur das PE System und der HCTS2000 sind in der Lage den Transportkoffer zu öffnen.
· Zur Verbindung der Hardwarekomponenten mit dem existierenden LIMS wird die PM Software (Proben-Management-Software) eingesetzt. Sie übernimmt die Aufgabe jede Änderung des Status einer Probe festzuhalten und dem LIMS zu melden.

Der gesamte Prozess beginnt eigentlich damit, dass der Arzt Tests für einen Patienten anordnet indem er sie im LIMS eingibt. Die Schwester nimmt daraufhin die Probe und klebt einen entsprechenden Barcode auf das Röhrchen. Der Barcode dient der Identifizierung und damit der Zuordnung zu einem Patienten und seinem Profil. Das Röhrchen wird dann in das PE System gegeben. Es liest den Barcode und registriert damit die Ankunft des Röhrchens. Die PM Software gibt diesen neuen Status, zusammen mit dem Zeitstempel, an das LIMS. Wenn es sich um eine kritische Probe handelt (STAT), wird sofort eine Nachricht an den Transportdienst geschickt. Ansonsten wird dieser automatisch informiert kurz bevor der Transportkoffer voll ist. In dem bisherigen System wurden die Röhrchen auf der Station ein-fach nur gesammelt, bis der Transportdienst diese abholt.

Wenn der Transportmitarbeiter zu dem PE System kommt, muss er sich an diesem Gerät mittels RFID Chip identifizieren. Erst danach kann er den Transportkoffer aus dem PE System entnehmen. Die PM Software sendet diesen neuen Status wieder an das LIMS. Neben dem Zeitpunkt wird auch der Name des Transportmitarbeiters gespeichert. Jede Probe, die in dem Koffer ist, wird nun auch der ID des Koffers zugeordnet.

Im Labor angekommen, wird der Koffer dem Transportdienstmitarbeiter in den HCTS2000 gegeben. Dieser öffnet ihn und sortiert die Proben. Die Kriterien, nach denen sortiert werden soll, sind frei definierbar. In dem Augenblick, wenn der HCTS2000 den Barcode liest, sendet die PM Software den neuen Status der Probe an das LIMS. Die Probe ist nun auch für die Software im Labor angekommen. In dem bisherigen Arbeitsablauf gab es auch noch eine weitere Schwachstelle. Die Sortierung wurde manuell von Mitarbeitern des Labors durchge-führt.

Neben der vollständigen Nachverfolgbarkeit eines Probenröhrchens bietet Sample Tracker auch den Vorteil, dass der menschliche Einfluss auf die Proben minimiert wird. Von dem Moment, in dem das Röhrchen in das PE System gegeben wird, ist es für keinen Mitarbeiter mehr zugänglich, bis es im Labor für die Analyse bereit steht. Der Transportkoffer lässt sich nicht per Hand öffnen. Nur das PE System und der HCTS2000 sind in der Lage diese Aufgabe zu übernehmen.

Sample Tracker bietet also eine ganze Reihe von Vorteilen für den Nutzer. Es ist nahezu unmöglich, dass eine Probe verloren geht. Der Einfluss durch Menschen wird minimiert. Die vollständige Nachverfolgbarkeit und Datensicherung bietet zusätzlich eine Basis für Effektivitätsanalysen des gesamten Ablaufs einer Klinik / eines Labors. Die Fehlerzahl wird minimiert, Diskussionen vermieden und Zeit und Geld gespart. Für die Patienten in Krankenhäusern bietet Sample Tracker zusätzlich den Vorteil kürzerer Liegezeiten.

Sample Tracker wird zurzeit speziell für das Universitätsklinikum Düsseldorf entwickelt und gefertigt. Bereits im Oktober sollen die ersten PE Einheiten und die PM Software im Arbeitsablauf integriert werden. Durch das vollständig modulare Design des Systems, ist eine Anpassung an die individuellen Kundenwünsche leicht, schnell und kostengünstig durchzuführen.


 

Volle Verfolgbarkeit von Probenröhrchen

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